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PDF zusammenfügen: Wie funktioniert das und was sind die Vorteile?

Sie möchten PDF-Dateien zusammenfügen oder kombinieren? Dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Am besten und sichersten sind PDF-Editoren, also spezielle Software zum Bearbeiten, Zusammenfügen und Komprimieren von PDF-Dateien. Mit diesen Tools ändern Sie die Reihenfolge von PDFs, fügen neue Dokumente hinzu oder entfernen überflüssige Seiten. Alternativ können Sie auch Onlinedienste nutzen, Ihre PDF-Dokumente dort hochladen und online zusammenfügen.

PDF zusammenfügen: Welche Möglichkeiten gibt es?

PDF-Dateien lassen sich auf vielen Wegen erstellen und bearbeiten. Deshalb gibt es auch zahlreiche Möglichkeiten, PDF-Dokumente zusammenzufügen, neu zu arrangieren oder vollständig zu kombinieren. Dennoch haben sich in der Praxis manche Optionen als einfach und zuverlässig bewährt, während andere umständlich sind oder unnötige Risiken bergen. Die zwei gängigsten Methoden zum PDF-Zusammenfügen sind folgende:

PDF-Editor: Wenn Sie PDFs zusammenfügen möchten, sind eigenständige PDF-Editoren die beste Wahl. Solche Programme sind speziell auf die Bearbeitung von PDFs zugeschnitten – das erleichtert die Bedienung. Außerdem funktionieren sie in der Regel komplett offline. Das bringt gleich zwei Vorteile mit sich: Erstens benötigen Sie keine Internetverbindung, das Zusammenfügen von PDFs funktioniert jederzeit und an jedem Ort. Zweitens ist die Datensicherheit höher. Sie müssen Ihre PDF-Dateien, die möglicherweise sensible Informationen enthalten, nicht auf fremde Server hochladen, um sie dort zu bearbeiten und zusammenzufügen. Für die meisten Nutzer*innen empfehlen sich PDF-Editoren wie unser Testsieger PDFTool. Dieser PDF-Editor bietet alle wichtigen Funktionen zum Bearbeiten und Zusammenfügen von PDFs und punktet zudem mit einer guten Bedienbarkeit.

Online-Service: Der größte Vorteil von Online-Diensten ist, dass Sie keine separate Software installieren müssen. Möchten Sie PDF-Dateien zusammenfügen, funktioniert das einfach und schnell direkt online. Der größte Vorteil ist jedoch zugleich der größte Nachteil: Zum Bearbeiten und Zusammenfügen von PDFs müssen Sie Ihre Dokumente auf die Server von Dritten hochladen. Was dort mit den Dateien passiert, können Sie nicht überprüfen. Das ist bedenklich, weil viele Anbieter solcher Online-Dienste im Ausland angesiedelt sind und der Datenschutz dort oft nicht denselben Stellenwert genießt wie hierzulande. Enthalten Ihre PDFs persönliche oder vertrauliche Informationen, sollten Sie besser einen eigenständigen PDF-Editor nutzen.

Kann ich PDFs zusammenfügen?

Mit gängigen PDF-Editoren funktioniert das Zusammenfügen von PDF-Dateien einfach und schnell. Zwar unterscheidet sich der genaue Ablauf je nach PDF-Tool, aber grundsätzlich sind die Schritte identisch.

1. Dokumente auswählen: Öffnen Sie im PDF-Editor Ihrer Wahl zunächst alle Dokumente, die Sie in einer PDF zusammenfügen möchten. Beachten Sie, dass Sie auch Grafiken, Word-Dokumente oder Excel-Tabellen auswählen können. Die meisten PDF-Editoren erlauben die Verarbeitung solcher gängigen Dateiformate. Beim Zusammenfügen werden diese schließlich automatisch in das PDF-Format konvertiert. Nutzen Sie zudem möglichst Dateien in hoher Qualität: Je besser das Quellmaterial, desto besser das Ergebnis nach dem PDF-Zusammenfügen.

2. Reihenfolge festlegen: Nun können Sie festlegen, welche ausgewählten Dokumente Sie wie kombinieren und zu einem neuen PDF zusammenfügen möchten. Bei den meisten Programmen funktioniert das einfach und intuitiv per Drag-and-drop: Markieren Sie ein Dokument mit der Maus und schieben Sie es an die gewünschte Position. Häufig zeigen PDF-Editoren bei diesem Vorgang die genauen Seitenzahlen an. Der genaue Ablauf hängt von Ihren Anforderungen ab. Sie können zum Beispiel mehrere PDF-Broschüren aneinanderreihen und in einer PDF-Datei zusammenfügen, ohne die ursprünglichen Dateien zu bearbeiten. Sie können Ihr PDF-Dokument jedoch auch Seite für Seite zusammenstellen, Details anpassen und nur Auszüge der originalen Dokumente verwenden. Je nach Umfang kann das Zusammenfügen von PDFs in ein paar Sekunden erledigt sein, aber auch deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen.

3. PDF zusammenfügen: Sind Ihre Dokumente wie gewünscht angeordnet, können Sie einen Speicherort wählen und Ihre Komposition per Mausklick zu einem neuen PDF zusammenfügen. In den meisten PDF-Editoren lässt sich dabei auch die Dateigröße anpassen. Gehen Sie bei der Komprimierung jedoch mit Bedacht vor. Eine starke Komprimierung verringert zwar die Dateigröße, aber auch die Bildqualität sinkt merklich. Enthält Ihre zusammengefügte PDF-Datei viele Fotos oder Grafiken, kann die Lesbarkeit leiden. Testen Sie idealerweise unterschiedliche Komprimierungsstufen, um das optimale Ergebnis zu erzielen.

PDFs zusammenfügen: Das sind die Vorteile

Das Zusammenfügen von PDFs ist aus vielerlei Hinsicht eine gute Idee, sowohl im privaten Umfeld als auch im Berufsleben. Unter anderem aus diesen Gründen lohnt es sich:

Informationen bündeln: Informationen lassen sich in einer kombinierten PDF ideal zusammenfassen. Erstens macht es die Informationen für Leser*innen leichter zugänglich: Sie erhalten alle Fakten, Grafiken und Tabellen auf einen Blick. Zweites wirkt eine gut sortierte, zusammengefügte PDF-Datei deutlich professioneller und überzeugender als ein Sammelsurium von Einzeldokumenten.

Höhere Effizienz: Eine gebündelte PDF-Datei erleichtert die Weitergabe von Informationen, sowohl per E-Mail als auch auf Datenträgern. Leser*innen müssen nicht erst das richtige Dokument ausfindig machen – es gibt nur eins. Außerdem lässt sich die Dateigröße beim Kombinieren bequem verringern. Auch die Zusammenarbeit im Team funktioniert mit zusammengefügten PDF-Dateien besser: Alle Notizen und Anmerkungen finden sich in einem Dokument und sind nicht verstreut.

Größere Sicherheit: Durch das Zusammenfügen von PDFs lässt sich auch die Datensicherheit steigern. Denn oft sind die ursprünglichen Dokumente weder passwortgeschützt noch verschlüsselt. Wenn sie PDFs zusammenfügen, können Sie diese Schwachstellen beheben: Viele PDF-Editoren sind standardmäßig mit Funktionen zum Verschlüsseln von Informationen und zum Setzen von Passwörtern ausgestattet.

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