PDF vergleich / Blog / Kostenlose vs. kostenpflichtige PDF-Editoren: Was ist besser?

Kostenlose vs. kostenpflichtige PDF-Editoren: Was ist besser?

Wer Qualität will, muss dafür zahlen. Gilt das auch für PDF-Editoren? Nicht zwingend. Wie immer kommt es darauf an, für welchen Anwendungsbereich und in welcher Umgebung Sie die Software nutzen. Die gute Nachricht ist: Es sind hauptsächlich Nutzer*innen mit professionellen, hochspezialisierten Ansprüchen, die ein Vermögen ausgeben oder gar ein Abo abschließen müssen – viele essenzielle Funktionen, wie das Bearbeiten oder das Komprimieren von PDFs, bieten auch günstige oder gar völlig kostenlose Programme.

Kostenlose PDF-Editoren: umsonst und gut?

Einige Hersteller bieten Editoren an, mit denen Sie Ihre PDFs kostenlos bearbeiten können. Viele Anwender*innen kommen da ins Grübeln: Können diese Programme mit den teils sehr teuren kostenpflichtigen PDF-Editoren mithalten? Die Skepsis ist verständlich. Doch in vielerlei Hinsicht können kostenlose PDF-Editoren ihren kostenpflichtigen Pendants durchaus das Wasser reichen. Denn die beliebtesten Funktionen bringen viele kostenlose PDF-Editoren mit, lediglich Profifeatures sucht der Sparfuchs vergeblich. So können Sie mit den meisten Gratis-Programmen etwa Ihr PDF kostenlos bearbeiten. Angenehmer Nebeneffekt: Durch die geringere Funktionsvielfalt wirkt die Benutzeroberfläche klarer und aufgeräumter, auch unerfahrene Nutzer*innen finden sich schnell zurecht.

PDF kostenlos bearbeiten.
Viele kostenlose PDF-Editoren bieten die beliebtesten Basisfunktionen. Dazu gehören fast alle Features, die man unter dem Begriff „Bearbeitung“ subsumieren kann. Das Zusammenfügen vom Einzelseiten zu größeren Dokumenten ist beispielsweise ein stark nachgefragtes Feature, das die allermeisten Gratis-Softwares mühelos beherrschen. Auch das Umsortieren, Löschen oder Drehen einzelner Seiten eines PDF sollte ein seriöses Gratis-Programm können. Einige kostenlose PDF-Editoren bieten sogar weiterführende Bearbeitungsunktionen, wie zum Beispiel die Möglichkeit, Formen, Highlights und Kommentare hinzuzufügen.

PDFs kostenlos komprimieren.
Gute kostenlose PDF-Editoren enthalten in der Regel eine Funktion für die Komprimierung von Dateien. Mit dieser Funktion verringern Sie den Speicherplatzbedarf Ihrer PDF-Dokumente, ohne deren Inhalte zu verändern. Das ist besonders dann nützlich, wenn Ihnen nur begrenzter Speicherplatz auf Ihrer Festplatte zur Verfügung steht. Auch beim Verschicken umfangreicherer PDFs per E-Mail oder Clouddienst werden Sie diese Funktion nicht missen wollen.

Schutzfunktion zum Nulltarif.
Passwortverschlüsselung von PDF-Dateien ist keineswegs ein Feature, für das Sie bezahlen müssen. Die gerade im beruflichen Umfeld enorm wichtige Funktion, mir der sich jedes erstellte PDF durch ein eigens vergebenes Passwort vor dem Zugriff Unbefugter schützen lässt, wird mittlerweile auch von vielen kostenlosen PDF-Editoren unterstützt.

Kostenpflichtige PDF-Editoren: Lohnt der Preis?

Viele Gratis-Programme beherrschen die wichtigsten Funktionen, die im Alltag am häufigsten zum Einsatz kommen. Mit den Gratis-Softwares können Sie Ihre PDFs kostenlos bearbeiten, sie vor unbefugtem Zugriff schützen, PDFs kostenlos komprimieren und mehr. Um ihre mitunter stattlichen Preise zu rechtfertigen, müssen die Bezahlprogramme also an anderer Stelle punkten. Und einige Exemplare tun das: Gerade im beruflichen Umfeld können viele kostenpflichtige PDF-Editoren ihre Vorteile ausspielen.

Formulare und E-Sign.
Mit der Möglichkeit, einheitliche Formulare – zum Beispiel für Rechnungen, Aufträge und dergleichen – im PDF-Format zu erstellen, lässt sich besonders im Büro viel Zeit und Aufwand einsparen. Leider bieten nur wenige kostenlose PDF-Editoren eine entsprechende Funktion. Kostenpflichtige Software, wie zum Beispiel PDFTool oder Soda PDF, bieten an dieser Stelle also einen klaren Mehrwert. Obendrein bieten diese Tools häufig eine E-Sign-Funktion, womit sich Formulare und andere Dokumente rechtsgültig unterschreiben lassen.

PDFs bearbeiten mit OCR.
Wer häufig mit eingescannten Dokumenten oder bildbasierten PDFs zu tun hat, wird Wert auf eine OCR-Funktion legen. Denn mit dieser sogenannten „optical character recognition“ lassen sich solche PDFs in vollständig bearbeitbare Dokumente verwandeln. Das ist nicht nur im beruflichen, sondern auch im privaten Umfeld nützlich. Leider ist auch diese Funktion den kostenpflichtigen PDF-Editoren vorbehalten.

Kundendienst, Support und Live-Chat.
Einige wenige Hersteller kostenloser PDF-Editoren sind durchaus erreichbar, wenn die Hütte brennt. Unterm Strich wird in puncto Support allerdings deutlich: An irgendeiner Stelle müssen diese Anbieter sparen, wenn sie ihr Produkt kostenlos zur Verfügung stellen. Hersteller, die einen Preis aufrufen, haben an dieser Stelle klar die Nase vorn. Je nach Tool greifen Sie auf ausführliche Online-Tutorials zurück, wenden sich per Telefon an Mitarbeitende, betreten einen Live-Chat oder schreiben ein Serviceticket. Klarer Punktsieg für kostenpflichtige Softwares.

Fazit: bezahlen oder nicht?

Ob Sie für einen PDF-Editor zahlen sollten, hängt von Ihren persönlichen Präferenzen ab. Wer auf Profifunktionen wie OCR und E-Sign oder umfangreichen Support nicht verzichten kann, sollte über eine Investition nachdenken. Gerade im beruflichen Umfeld kann dies sinnvoll sein. Kostenfallen drohen hingegen bei Anbietern, die für die Nutzung ihrer Software den Abschluss eines Abos verlangen: Nicht selten werden monatlich zweistellige Beträge fällig. Grundsätzlich ist es sinnvoll, zunächst einem kostenlosen PDF-Editor oder einem Online-Dienst den Vorzug zu geben. Denn viele Basisfunktionen beherrschen auch diese Programme: Werkzeuge zum Bearbeiten, Komprimieren und Konvertieren von PDFs gehören zum Repertoire der meisten kostenlosen PDF-Editoren.

PDFTool 2023
Entdecken Sie den besten PDF-Editor.

Starke Features, einfache Bedienung, volle Sicherheit, kein Abo: PDFTool ist die PDF-Komplettlösung zum Spitzenpreis.

PDFTool downloaden

PDF komprimieren: Wie kann man die Größe einer PDF-Datei verkleinern?

PDF komprimieren oder mehrere PDF-Dateien verkleinern: Dafür gibt es viele gute Gründe. Und mit den geeigneten PDF-Editoren oder Online-Services lässt sich die Dateigröße eines PDF-Dokuments schnell und einfach reduzieren.

PDF zusammenfügen: Funktionen und Vorteile.

Sie möchten PDF-Dateien zusammenfügen oder kombinieren? Dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Am besten und sichersten sind PDF-Editoren, also spezielle Software zum Bearbeiten, Zusammenfügen und...