Kostenlose vs. kostenpflichtige PDF-Editoren: Was ist besser?
Wer Qualität will, muss dafür zahlen. Gilt das auch für PDF-Editoren? Nicht zwingend. Wie immer kommt es darauf an, für welchen Anwendungsbereich und in welcher Umgebung Sie die Software nutzen. Die gute Nachricht ist: Es sind hauptsächlich Nutzer*innen mit professionellen, hochspezialisierten Ansprüchen, die ein Vermögen ausgeben oder gar ein Abo abschließen müssen – viele essenzielle Funktionen, wie das Bearbeiten oder das Komprimieren von PDFs, bieten auch günstige oder gar völlig kostenlose Programme.
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Kostenlose PDF-Editoren: umsonst und gut?
Einige Hersteller bieten Editoren an, mit denen Sie Ihre PDFs kostenlos bearbeiten können. Viele Anwender*innen kommen da ins Grübeln: Können diese Programme mit den teils sehr teuren kostenpflichtigen PDF-Editoren mithalten? Die Skepsis ist verständlich. Doch in vielerlei Hinsicht können kostenlose PDF-Editoren ihren kostenpflichtigen Pendants durchaus das Wasser reichen. Denn die beliebtesten Funktionen bringen viele kostenlose PDF-Editoren mit, lediglich Profifeatures sucht der Sparfuchs vergeblich. So können Sie mit den meisten Gratis-Programmen etwa Ihr PDF kostenlos bearbeiten. Angenehmer Nebeneffekt: Durch die geringere Funktionsvielfalt wirkt die Benutzeroberfläche klarer und aufgeräumter, auch unerfahrene Nutzer*innen finden sich schnell zurecht.
PDF kostenlos bearbeiten.
Viele kostenlose PDF-Editoren bieten die beliebtesten Basisfunktionen. Dazu gehören fast alle
Features, die man unter dem Begriff „Bearbeitung“ subsumieren kann. Das Zusammenfügen vom
Einzelseiten zu größeren Dokumenten ist beispielsweise ein stark nachgefragtes Feature, das die
allermeisten Gratis-Softwares mühelos beherrschen. Auch das Umsortieren, Löschen oder Drehen
einzelner Seiten eines PDF sollte ein seriöses Gratis-Programm können. Einige kostenlose
PDF-Editoren bieten sogar weiterführende Bearbeitungsunktionen, wie zum Beispiel die Möglichkeit,
Formen, Highlights und Kommentare hinzuzufügen.
PDFs kostenlos komprimieren.
Gute kostenlose PDF-Editoren enthalten
in der Regel eine Funktion für die Komprimierung von Dateien. Mit dieser Funktion verringern Sie den
Speicherplatzbedarf Ihrer PDF-Dokumente, ohne deren Inhalte zu verändern. Das ist besonders dann
nützlich, wenn Ihnen nur begrenzter Speicherplatz auf Ihrer Festplatte zur Verfügung steht. Auch
beim Verschicken umfangreicherer PDFs per E-Mail oder Clouddienst werden Sie diese Funktion nicht
missen wollen.
Schutzfunktion zum Nulltarif.
Passwortverschlüsselung von PDF-Dateien
ist keineswegs ein Feature, für das Sie bezahlen müssen. Die gerade im beruflichen Umfeld enorm
wichtige Funktion, mir der sich jedes erstellte PDF durch ein eigens vergebenes Passwort vor dem
Zugriff Unbefugter schützen lässt, wird mittlerweile auch von vielen kostenlosen PDF-Editoren
unterstützt.
Kostenpflichtige PDF-Editoren: Lohnt der Preis?
Viele Gratis-Programme beherrschen die wichtigsten Funktionen, die im Alltag am häufigsten zum Einsatz kommen. Mit den Gratis-Softwares können Sie Ihre PDFs kostenlos bearbeiten, sie vor unbefugtem Zugriff schützen, PDFs kostenlos komprimieren und mehr. Um ihre mitunter stattlichen Preise zu rechtfertigen, müssen die Bezahlprogramme also an anderer Stelle punkten. Und einige Exemplare tun das: Gerade im beruflichen Umfeld können viele kostenpflichtige PDF-Editoren ihre Vorteile ausspielen.
Formulare und E-Sign.
Mit der Möglichkeit, einheitliche Formulare – zum Beispiel für Rechnungen, Aufträge und
dergleichen – im PDF-Format zu erstellen, lässt sich besonders im Büro viel Zeit und Aufwand
einsparen. Leider bieten nur wenige kostenlose PDF-Editoren eine entsprechende Funktion.
Kostenpflichtige Software, wie zum Beispiel PDFTool oder Soda PDF, bieten an dieser Stelle also
einen klaren Mehrwert. Obendrein bieten diese Tools häufig eine E-Sign-Funktion, womit sich
Formulare und andere Dokumente rechtsgültig unterschreiben lassen.
PDFs bearbeiten mit OCR.
Wer häufig mit eingescannten Dokumenten oder
bildbasierten PDFs zu tun hat, wird Wert auf eine OCR-Funktion legen. Denn mit dieser sogenannten
„optical character recognition“ lassen sich solche PDFs in vollständig bearbeitbare Dokumente
verwandeln. Das ist nicht nur im beruflichen, sondern auch im privaten Umfeld nützlich. Leider ist
auch diese Funktion den kostenpflichtigen PDF-Editoren vorbehalten.
Kundendienst, Support und Live-Chat.
Einige wenige Hersteller
kostenloser PDF-Editoren sind durchaus erreichbar, wenn die Hütte brennt. Unterm Strich wird in
puncto Support allerdings deutlich: An irgendeiner Stelle müssen diese Anbieter sparen, wenn sie ihr
Produkt kostenlos zur Verfügung stellen. Hersteller, die einen Preis aufrufen, haben an dieser
Stelle klar die Nase vorn. Je nach Tool greifen Sie auf ausführliche Online-Tutorials zurück, wenden
sich per Telefon an Mitarbeitende, betreten einen Live-Chat oder schreiben ein Serviceticket. Klarer
Punktsieg für kostenpflichtige Softwares.
Fazit: bezahlen oder nicht?
Ob Sie für einen PDF-Editor zahlen sollten, hängt von Ihren persönlichen Präferenzen ab. Wer auf Profifunktionen wie OCR und E-Sign oder umfangreichen Support nicht verzichten kann, sollte über eine Investition nachdenken. Gerade im beruflichen Umfeld kann dies sinnvoll sein. Kostenfallen drohen hingegen bei Anbietern, die für die Nutzung ihrer Software den Abschluss eines Abos verlangen: Nicht selten werden monatlich zweistellige Beträge fällig. Grundsätzlich ist es sinnvoll, zunächst einem kostenlosen PDF-Editor oder einem Online-Dienst den Vorzug zu geben. Denn viele Basisfunktionen beherrschen auch diese Programme: Werkzeuge zum Bearbeiten, Komprimieren und Konvertieren von PDFs gehören zum Repertoire der meisten kostenlosen PDF-Editoren.
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